Dal 2025 nuove regole sui rimborsi spese per le trasferte di lavoro: meno contante, più tracciabilità e attenzione fiscale per aziende e dipendenti.
Trasferte di lavoro, tutto è cambiato. Non è uno slogan e non è nemmeno un’esagerazione. Nell’anno da poco concluso sono entrate in vigore nuove regole sui rimborsi spese dei dipendenti che hanno modificato in modo concreto abitudini consolidate, procedure aziendali e, soprattutto, il rapporto tra lavoratori e fisco. Il punto di partenza è chiaro: ridurre l’uso del contante e rendere ogni passaggio più tracciabile, leggibile, verificabile.
Chi viaggia per lavoro se n’è già accorto. Non basta più conservare uno scontrino nel portafogli o una ricevuta piegata in quattro. Dal 2025, le imprese sono chiamate a rivedere i propri regolamenti interni e i dipendenti devono prestare maggiore attenzione sia alle modalità di pagamento sia alla documentazione delle spese sostenute. L’obiettivo dichiarato è rendere i rimborsi più trasparenti e facilmente controllabili dall’Amministrazione finanziaria, riducendo le zone d’ombra che per anni hanno accompagnato le trasferte.
Rimborsi spese: le formule restano, ma cambiano le conseguenze
Le modalità di rimborso non sono state stravolte, almeno sulla carta. Restano tre, ma il loro peso fiscale è diventato più evidente. Il rimborso forfettario continua a consistere in un importo fisso giornaliero stabilito dall’azienda, pensato per coprire le spese senza l’obbligo di presentare scontrini o ricevute. Una soluzione semplice, che però oggi richiede valutazioni più attente, perché non tutte le somme sono automaticamente esenti da imposte.
C’è poi il rimborso analitico, basato sulle spese effettivamente sostenute e documentate per vitto, alloggio, trasporti e altri costi collegati alla trasferta. È la formula che meglio si presta ai nuovi criteri di controllo, ma impone rigore e ordine. Infine, la modalità mista, che abbina una quota fissa al rimborso di alcune spese specifiche, purché siano documentate in modo corretto. La scelta della formula incide direttamente sulla tassazione e non può più essere considerata un dettaglio amministrativo.
In questo contesto, le aziende sono chiamate a fare una scelta di metodo prima ancora che di convenienza. Non si tratta solo di rimborsare, ma di farlo nel modo giusto.
Un capitolo a parte riguarda l’utilizzo dell’auto personale. Il rimborso chilometrico resta ammesso e non soggetto a tassazione, ma solo a determinate condizioni. I limiti fissati dalle tabelle ACI diventano un riferimento imprescindibile. Lo spostamento deve essere autorizzato, coerente con l’attività lavorativa e correttamente registrato. Senza una documentazione aziendale completa e ordinata, il rischio è che anche un rimborso apparentemente regolare venga messo in discussione.
La vera novità, quella che segna un cambio di passo netto, è la tracciabilità dei pagamenti. Dal 2025, per beneficiare delle agevolazioni fiscali, le spese di trasferta devono essere sostenute quasi esclusivamente tramite strumenti elettronici: carte di credito o di debito, bonifici, applicazioni di pagamento digitale. Il contante non viene vietato in modo assoluto, ma il suo utilizzo è fortemente limitato e, nella maggior parte dei casi, comporta la perdita dei benefici fiscali. Il rimborso rischia così di trasformarsi in reddito imponibile per il dipendente.
È un passaggio che incide sulle abitudini quotidiane. Pagare in contanti può sembrare più rapido, ma oggi ha un costo potenziale più alto, soprattutto in termini fiscali.
Diventa quindi centrale la gestione della documentazione. Scontrini, ricevute e fatture devono essere chiari, leggibili e coerenti con la trasferta effettuata. Non basta dimostrare che una spesa è stata sostenuta: occorre anche poter ricostruire come è stata pagata. La conservazione dei documenti non è più una formalità, ma un passaggio essenziale, soprattutto in caso di controlli.
I pagamenti in contanti restano consentiti solo in situazioni limitate e con un margine di rischio fiscale più elevato. In sostanza, laddove esiste un’alternativa tracciabile, questa deve essere preferita. È una regola semplice, ma destinata a cambiare il modo di vivere le trasferte di lavoro. Meno improvvisazione, più attenzione. E una consapevolezza nuova: oggi, anche il caffè in stazione può fare la differenza.
